Conditions générales d’utilisation
Ces conditions régissent l’accès au logiciel Cimaisia et son usage par les musées, les services patrimoine des collectivités, les associations gestionnaires de collections et les dépositaires publics d’œuvres de l’État. Elles sont rédigées pour un client professionnel, le plus souvent une personne publique soumise aux règles de la comptabilité publique.
Article 1. Objet
Les présentes conditions générales d’utilisation ont pour objet de définir les modalités selon lesquelles MLJ met le logiciel Cimaisia à la disposition de son client et selon lesquelles les agents désignés par ce client l’utilisent. Elles s’appliquent à toute souscription de licence annuelle, quelle que soit la formule retenue parmi Dépositaire, Travée et Chantier des collections.
Cimaisia est un outil de conduite de campagne de récolement. Il documente les constats faits sur le terrain, rapproche le relevé de l’inventaire importé, classe les écarts et produit un procès verbal horodaté et scellé. Il ne tient pas le registre d’inventaire réglementaire de l’établissement, ne se substitue pas au logiciel de gestion de collection en place et ne délivre aucune attestation de conformité au regard des obligations de récolement.
Article 2. Définitions
- Éditeur : MLJ, société par actions simplifiée unipersonnelle immatriculée sous le SIREN 934 769 837, éditrice du logiciel Cimaisia.
- Client : la commune, l’intercommunalité, le département, l’établissement public, l’association ou l’administration signataire du bon de commande ou du devis accepté.
- Utilisateur : toute personne physique à laquelle le client ouvre un accès, qu’elle soit agent titulaire, contractuel, vacataire, stagiaire ou prestataire missionné pour la campagne.
- Établissement : le musée, le service ou le site rattaché à la licence et pour lequel une campagne de récolement est conduite.
- Campagne : l’ensemble structuré des opérations de récolement portant sur un périmètre défini, découpé par salle, vitrine, travée et étagère de réserve.
- Relevé terrain : les constats saisis dans l’application mobile, y compris les photographies, les constats d’état, les mentions de marquage et les observations dictées.
- Procès verbal : le document produit par Cimaisia à la clôture d’une campagne ou d’un lot, horodaté et scellé par une empreinte numérique.
- Données du client : l’inventaire importé, les relevés terrain, les photographies d’objets, les historiques de recherche et les procès verbaux produits.
Article 3. Documents contractuels et acceptation
La relation contractuelle est formée par le bon de commande ou le devis accepté par le client, par les présentes conditions générales et par la politique de confidentialité. En cas de contradiction, le bon de commande prévaut sur les présentes conditions, qui prévalent sur tout autre document.
Lorsque le client est une personne publique, l’acceptation résulte de la signature du bon de commande par l’ordonnateur ou par la personne titulaire de la délégation de signature. La création du premier compte utilisateur vaut confirmation de la mise en service.
Le client peut annexer son propre cahier des clauses administratives particulières. Les stipulations de ce document qui portent sur la commande publique, sur les délais de paiement et sur les pénalités s’appliquent alors par priorité, sous réserve d’accord écrit de l’éditeur sur les clauses relatives à la responsabilité.
Article 4. Accès au service
Cimaisia est accessible par un navigateur récent sur poste de travail et par une application terrain installée sur téléphone ou tablette. L’application terrain fonctionne intégralement hors ligne : elle conserve localement le lot de campagne téléchargé, les relevés et les photographies, puis les transmet lors du retour à portée de réseau.
Il appartient au client de fournir à ses agents les terminaux, l’alimentation électrique et la connexion nécessaires à la synchronisation. L’éditeur ne fournit aucun matériel et n’intervient pas sur le parc informatique de la collectivité.
Aucune installation sur serveur du client n’est requise. Lorsque la direction des systèmes d’information de la collectivité impose un filtrage, le client transmet les adresses de service à ouvrir, communiquées par l’éditeur sur simple demande écrite.
Article 5. Comptes, identifiants et comptes temporaires
Chaque utilisateur dispose d’un identifiant nominatif et d’un mot de passe personnel. Le client désigne un administrateur, en pratique le responsable des collections ou l’agent chargé du plan de récolement, qui crée, suspend et supprime les comptes.
Les comptes temporaires destinés aux vacataires et aux stagiaires portent une date de fin de validité obligatoire. Passée cette date, l’accès est fermé automatiquement, tandis que les constats déjà saisis restent attribués nominativement à leur auteur dans l’historique, condition indispensable à la valeur documentaire du procès verbal.
Les identifiants sont strictement personnels et ne peuvent être partagés entre deux agents, même au sein d’une même équipe de récolement. Le client informe sans délai l’éditeur de toute compromission suspectée à l’adresse jimenezjulien42@gmail.com.
Article 6. Description des fonctionnalités
Selon la formule souscrite, le service comprend tout ou partie des fonctions suivantes : import d’un inventaire depuis Gcoll2, Micromusée, Flora, une base ancienne ou un tableur, avec détection des doublons et des numéros non conformes à la norme d’inventaire ; découpage de la campagne par salle, vitrine, travée et étagère ; application terrain hors ligne avec saisie ou lecture du numéro d’inventaire, photographie, constat d’état à cocher, mention du marquage et dictée d’observation ; moteur de rapprochement entre le relevé et l’inventaire ; classement des écarts dans les quatre catégories réglementaires ; production du procès verbal horodaté et scellé ; tableau d’avancement décennal ; module de suivi des dépôts d’œuvres de l’État ; réexport vers le logiciel d’inventaire à la clôture.
L’éditeur fait évoluer ces fonctions pour tenir compte des pratiques constatées et de l’évolution des formats attendus par le Service des musées de France. Aucune évolution ne peut réduire le périmètre acquis en cours de licence sans accord écrit du client.
Article 7. Obligations de l’utilisateur
- Utiliser le service dans le cadre de missions patrimoniales relevant du client, à l’exclusion de tout usage commercial de revente d’accès.
- Vérifier la cohérence de l’inventaire importé avant le lancement de la campagne, l’éditeur ne pouvant corriger des données dont il ignore la source.
- S’assurer que les photographies produites en réserve ne comportent pas de personnes identifiables sans motif, et respecter les règles internes de l’établissement en matière de diffusion d’images d’œuvres.
- Relire, valider et signer les procès verbaux avant toute transmission à un tiers, y compris à la direction régionale des affaires culturelles ou à la Commission de récolement des dépôts d’œuvres d’art.
- Ne pas tenter d’accéder aux données d’un autre établissement, de contourner les mesures techniques de scellement ou de modifier un procès verbal déjà scellé.
- Signaler à l’éditeur toute anomalie de rapprochement observée, afin qu’elle soit analysée sur le jeu de données concerné.
Article 8. Données du client, sauvegardes et réversibilité
Les données du client demeurent sa propriété et celle de l’établissement dont il relève. L’éditeur n’exerce sur elles qu’un rôle de sous traitant technique, dans les conditions décrites par la politique de confidentialité.
Les sauvegardes sont quotidiennes, conservées trente jours en rotation. Le client peut à tout moment exporter l’intégralité de ses campagnes, de ses photographies et de ses procès verbaux dans un format ouvert, sans intervention de l’éditeur et sans frais.
À l’expiration de la licence, les données restent accessibles en lecture et en export pendant quatre-vingt-dix jours. Passé ce délai, et sauf demande écrite de prolongation, elles sont supprimées des environnements actifs, les sauvegardes suivant ensuite leur propre cycle de rotation.
Article 9. Disponibilité et maintenance
L’éditeur met en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la disponibilité du service en jours ouvrés, hors interruptions programmées. Les opérations de maintenance planifiée sont annoncées au moins cinq jours ouvrés à l’avance par courriel à l’administrateur et sont conduites en dehors des plages habituelles de travail en réserve.
La conception hors ligne de l’application terrain limite fortement l’incidence d’une indisponibilité : une campagne téléchargée sur un terminal reste pleinement utilisable, la synchronisation intervenant plus tard. Une interruption du service central ne bloque donc pas le travail des agents en réserve.
L’assistance est assurée par courriel, avec une première réponse sous deux jours ouvrés. La formule Chantier des collections comprend en outre un point de suivi semestriel avec l’éditeur pendant toute la durée de la campagne.
Article 10. Tarifs, bon de commande et facturation
Le service est fourni contre une licence annuelle. Les montants en vigueur sont de 390 euros hors taxes par an pour la formule Dépositaire, 690 euros hors taxes par an pour la formule Travée et 1 490 euros hors taxes par an pour la formule Chantier des collections. La taxe sur la valeur ajoutée au taux légal s’ajoute à ces montants.
La souscription s’effectue sur devis puis sur bon de commande, sans paiement en ligne et sans communication de coordonnées bancaires sur ce site. La facture est déposée sur le portail Chorus Pro pour les clients soumis à la facturation électronique, avec mention du numéro d’engagement et du service exécutant transmis par le client. Le délai de paiement est celui applicable à l’acheteur public, à défaut trente jours à compter de la réception de la facture.
Les tarifs peuvent être révisés au renouvellement, avec un préavis écrit de soixante jours. Une révision ne s’applique jamais en cours de période souscrite. Pour engager une souscription, utilisez le formulaire de la section Prendre contact de la page d’accueil.
Article 11. Durée, renouvellement et résiliation
La licence est souscrite pour une durée de douze mois à compter de la date de mise en service indiquée sur le bon de commande. Elle se renouvelle par période de douze mois, chaque partie pouvant s’y opposer par écrit au plus tard trente jours avant l’échéance.
Le client peut résilier à tout moment en cas de manquement grave de l’éditeur non corrigé dans les trente jours suivant une mise en demeure écrite. L’éditeur dispose de la même faculté en cas de défaut de paiement persistant plus de soixante jours après la date d’échéance de la facture.
La résiliation n’affecte pas la valeur documentaire des procès verbaux déjà scellés, que le client conserve dans ses exports. Une campagne interrompue par une résiliation reste exportable dans les conditions de l’article 8.
Article 12. Données personnelles
Le traitement des données personnelles collectées par le site de présentation, en particulier par le formulaire de contact, est décrit dans la politique de confidentialité. Dans le service lui même, l’éditeur agit comme sous traitant du client au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données, pour les seules données d’identification des utilisateurs et les traces d’activité nécessaires à la valeur probante des constats.
Un accord de sous traitance détaillé, précisant les mesures de sécurité, la localisation des traitements dans l’Union européenne et les modalités d’assistance en cas de demande d’exercice de droits, est annexé au bon de commande sur simple demande du délégué à la protection des données du client.
Article 13. Propriété intellectuelle
Le logiciel Cimaisia, son code source, ses interfaces, ses modèles de documents, ses règles de classement des écarts et le format de ses exports demeurent la propriété exclusive de MLJ. La licence accordée est non exclusive, non cessible et limitée à la durée de la souscription et au périmètre défini au bon de commande.
Le client s’interdit de décompiler le logiciel, d’en extraire les modèles de documents pour les diffuser hors de son établissement ou de les intégrer à une offre concurrente. Il conserve en revanche la libre disposition des documents produits pour son propre compte, y compris pour les transmettre à son autorité de tutelle.
Article 14. Responsabilité et garanties
L’éditeur garantit la conformité du service à sa description contractuelle et met en œuvre une obligation de moyens renforcée sur l’intégrité des données et sur la fidélité du scellement des procès verbaux.
La responsabilité de l’établissement au regard de ses obligations de récolement demeure entière. Le constat, la localisation, le classement d’un bien non localisé, la décision de dépôt de plainte, la transmission des documents et la sincérité des déclarations relèvent du responsable des collections et de l’autorité territoriale ou associative dont il dépend. L’éditeur ne peut être tenu pour responsable d’un constat erroné saisi sur le terrain, d’un objet non présenté à l’agent lors de la campagne ou d’une décision administrative prise à la suite d’un procès verbal.
Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité totale de l’éditeur au titre d’une année contractuelle est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le client pour cette même année. Les préjudices indirects, notamment la perte de subvention, l’atteinte à l’image et le coût d’une campagne conduite à nouveau, ne donnent pas lieu à indemnisation.
Article 15. Force majeure
Aucune partie ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil, notamment une catastrophe affectant les locaux de conservation, une interruption généralisée des réseaux de communication ou une décision d’autorité fermant l’accès aux réserves. Les obligations sont alors suspendues pour la durée de l’événement, chaque partie informant l’autre par écrit dans les meilleurs délais.
Article 16. Modification des conditions
L’éditeur peut modifier les présentes conditions pour tenir compte d’une évolution du service ou de la réglementation applicable. Toute modification est notifiée par courriel à l’administrateur du client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Si la modification est défavorable au client, celui ci peut résilier sans indemnité dans ce délai de trente jours.
Article 17. Droit applicable et juridiction
Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties s’efforcent de régler à l’amiable, par échange écrit, tout différend né de leur interprétation ou de leur exécution.
À défaut d’accord amiable, le litige est porté devant la juridiction compétente. Lorsque le client est une personne publique et que le contrat relève de la commande publique, la compétence de la juridiction administrative du ressort du client s’applique. Dans les autres cas, compétence est attribuée aux tribunaux du ressort de Paris.