Comparatif
Cimaisia ou le module de récolement de votre logiciel d’inventaire
La question se pose dans presque tous les établissements équipés : le logiciel de collection propose déjà un écran de récolement, pourquoi en ajouter un autre. C’est une objection saine et il faut y répondre franchement. La réponse ne porte pas sur la richesse fonctionnelle, elle porte sur trois points précis : ce qui se passe quand il n’y a pas de réseau, ce qui sort à la clôture, et qui reste maître du registre.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Cimaisia | le module de récolement inclus dans le logiciel d’inventaire |
|---|---|---|
| Rôle vis à vis du registre | Ne tient pas le registre, documente le constat et rend un export | Tient le registre réglementaire, c’est sa fonction première |
| Relevé en réserve sans réseau | Campagne téléchargée, saisie et photographie entièrement en local | Dépend de la version installée, souvent un écran de bureau |
| Découpage de la campagne | Par salle, vitrine, travée et étagère, lots repris à tout moment | Par lot d’inventaire ou par requête, plus rarement par travée |
| Comptes pour vacataires et stagiaires | Comptes temporaires à date de fin, sans décompte d’utilisateurs | Souvent limités par le nombre de licences nommées |
| Classement des écarts | Proposé dans les quatre catégories, arbitré en un geste | Variable selon la version et le paramétrage de l’établissement |
| Procès verbal | Généré horodaté et scellé par empreinte, prêt à signer | Export de liste, mise en forme du document à faire ensuite |
| Suivi des dépôts de l’État | Module séparé, localisation au bâtiment, à l’étage et au bureau | Traités comme des lignes de collection, sans suivi de bureau |
| Avancement décennal | Tableau par collection et par travée, projection hebdomadaire | Comptage possible, projection d’échéance rarement outillée |
| Coût de la campagne | Licence annuelle sur bon de commande, objets illimités | Souvent une option ou une prestation de paramétrage à commander |
Le module est né pour tenir le registre, pas pour descendre en réserve
Un logiciel d’inventaire est conçu autour d’une exigence forte et légitime : la tenue du registre. Il protège l’écriture, il trace les modifications, il structure la description scientifique. Ces qualités supposent un poste de travail, une connexion et un utilisateur nommé. Le récolement, lui, se fait debout, en sous sol, gants aux mains, sans réseau, souvent par une personne recrutée pour trois mois. Ce n’est pas le même métier, et ce n’est pas un reproche fait au logiciel.
En pratique, l’équipe finit par contourner : elle imprime des listes depuis le module, elle relève au crayon, elle ressaisit le soir. Le module n’a alors servi qu’à produire du papier, et toutes les faiblesses du tableur reviennent, la ressaisie, les erreurs de numéro, l’absence de vue photographique attachée. La question n’est donc pas de savoir si le module existe, mais s’il est réellement utilisé devant l’objet.
Ce qui sort à la clôture n’est pas la même pièce
Un module de récolement produit en général une liste : les biens vus, les biens non vus, parfois un état par lot. C’est utile, ce n’est pas un procès verbal. Le document attendu porte l’identification de l’établissement, le périmètre, les dates, les agents présents, la méthode, le nombre de biens vus et le détail des écarts, puis il se signe à deux niveaux. Entre la liste et ce document, il reste toujours quelqu’un qui met en forme, et cela dure deux à trois semaines.
Le scellement change aussi la nature de la pièce. Un procès verbal horodaté à la seconde, portant une empreinte numérique en pied de page, permet de démontrer cinq ans plus tard qu’il n’a pas été retouché. Une liste exportée puis remise en page dans un traitement de texte ne le permet pas. C’est une différence sans importance tant que personne ne conteste, et une différence décisive le jour où quelque chose manque.
Deux outils, un seul maître de la donnée
Le reproche que l’on pourrait nous faire serait d’ajouter une base de plus. Nous avons choisi l’inverse. L’inventaire est importé au début de la campagne depuis l’export de votre logiciel de collection ou depuis un simple fichier tabulaire, le relevé documente le constat, puis les corrections validées repartent chez vous à la clôture, ligne à ligne, avec leur justification. Aucune écriture n’est faite dans votre base sans l’accord du responsable des collections.
Concrètement, la campagne ne demande aucune modification de votre installation, aucune montée de version et aucun paramétrage lourd. C’est ce qui permet de démarrer un récolement en quelques jours plutôt qu’au prochain exercice budgétaire, et c’est aussi ce qui protège l’établissement : si demain vous changez de logiciel de collection, les procès verbaux scellés et les dossiers de biens non localisés restent lisibles et exportables.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si votre logiciel de collection dispose d’une application mobile qui fonctionne réellement hors ligne, que vos agents la maîtrisent, qu’elle produit un document conforme aux mentions attendues et que votre marché de maintenance couvre déjà ce périmètre, restez y. Ajouter un outil pour ajouter un outil n’a aucun intérêt, et la continuité de la donnée dans un seul système est un avantage réel. Le test est simple et honnête : descendez une demi journée en réserve avec ce module et regardez si l’équipe finit la séance sans imprimer une seule liste.
Le verdict
Le logiciel d’inventaire garde ce qui lui revient : le registre réglementaire, la description scientifique, la mémoire longue de la collection. Nous prenons le temps de la campagne, celui où il faut travailler hors réseau, arbitrer des écarts par lot et produire une pièce signable. Les deux cohabitent par import et réexport, sans doublon de saisie. Si le module maison tient déjà la travée sans réseau et sort un procès verbal complet, il n’y a rien à changer.
Questions frequentes
- Faut il faire intervenir l’éditeur de notre logiciel de collection ?
- Non. Un export de l’inventaire au format tabulaire suffit à lancer la campagne, et la plupart des services savent le produire seuls. À la clôture, vous recevez un fichier de reprise ligne à ligne, que vous réinjectez au rythme qui vous convient. Aucune connexion technique n’est établie avec votre base, ce qui évite d’ouvrir un chantier informatique pour mener un récolement.
- Nos numéros d’inventaire ne sont pas tous conformes, est ce bloquant ?
- Non, c’est même le cas général dans les collections anciennes. Les doublons, les formats hétérogènes et les numéros incomplets sont signalés à l’import, avant le départ en réserve, ce qui permet de trancher au bureau plutôt que devant une travée ouverte. Les lignes douteuses ne sont pas écartées, elles sont marquées et suivies, puis reprises dans le fichier de clôture.
- Que devient la donnée si nous arrêtons la licence ?
- Vous récupérez tout : inventaire enrichi, photographies en pleine définition, constats d’état, procès verbaux scellés et dossiers de biens non localisés, dans un export ouvert et lisible sans Cimaisia. Cet export est disponible à tout moment pendant la licence et pendant les quatre-vingt-dix jours qui suivent son terme. Les données sont hébergées dans l’Union européenne.
Cimaisia ou le module de récolement de votre logiciel d’inventaire
Le logiciel d’inventaire garde ce qui lui revient : le registre réglementaire, la description scientifique, la mémoire longue de la collection. Nous prenons le temps de la campagne, celui où il faut travailler hors réseau, arbitrer des écarts par lot et produire une pièce signable. Les deux cohabitent par import et réexport, sans doublon de saisie. Si le module maison tient déjà la travée sans réseau et sort un procès verbal complet, il n’y a rien à changer.