Mener le récolement décennal jusqu’au procès verbal signé

Ce que le décennal impose, et ce que personne n’a jamais exigé

Le récolement décennal tient dans deux textes courts. Le décret n° 2002-852 du 2 mai 2002 pose la périodicité : tout Musée de France récole l’intégralité de ses collections tous les dix ans. L’arrêté du 25 mai 2004 dit ce que l’opération constate et ce que le procès verbal doit porter, avec le classement de chaque bien dans quatre catégories. Le reste, la profondeur du constat d’état, la qualité des vues photographiques, le niveau de reprise documentaire, relève d’un choix de l’établissement et non d’une obligation.

La distinction n’est pas théorique, elle décide de la durée de la campagne. Un service qui décide de reprendre au passage la description scientifique, de remesurer chaque pièce et de refaire un constat d’état complet ne mène plus un récolement, il ouvre un chantier des collections. Les deux opérations sont légitimes, elles n’ont ni le même rythme ni la même échéance. Écrivez noir sur blanc, dans le plan, ce que la campagne constate et ce qu’elle laisse de côté. Vous vous épargnerez la discussion que tout le monde finit par avoir en travée, au quatorzième mois, quand la fatigue arrive.

Ce que la campagne doit produire, au minimum

• Le constat de présence du bien, à la date et au lieu du passage
• Le classement de chaque bien dans l’une des quatre catégories réglementaires
• Un procès verbal daté et signé, portant le périmètre récolé et la méthode employée
• La liste des biens non localisés, extraite et transmissible séparément
• La trace des recherches engagées sur les biens que l’on n’a pas retrouvés

Le plan de récolement, la première pièce que l’on vous demandera

Avant la première travée, il y a une feuille. Le conseiller musées de la DRAC la demandera, et c’est aussi elle qui vous sauvera au moment des arbitrages budgétaires. Un plan de récolement décennal dit quelles collections entrent dans le périmètre, dans quel ordre elles seront passées, à quelle cadence, avec quels agents, et ce que le constat comprend. Il n’a pas besoin d’être long. Il a besoin d’être opposable, c’est à dire écrit, daté et validé par l’autorité territoriale.

Il doit surtout être écrit pour être interrompu. Une campagne de petit musée s’arrête à chaque accrochage, à chaque prêt, à chaque départ de vacataire. Un plan qui suppose une progression continue ne survit pas à son premier printemps. Un plan qui numérote ses lots, qui indique lequel est clos et lequel est en cours, se reprend en une demi journée après six semaines d’arrêt. C’est la seule différence entre une campagne qui reprend et une campagne qui redémarre à zéro.

Ce que le plan doit trancher avant la première travée

• Le périmètre exact, collection par collection, dépôts de l’État compris ou non
• L’ordre de passage, et la salle témoin qui servira à caler la méthode
• Le contenu du constat : présence, marquage, état sommaire, vue photographique
• La cadence visée par séance de réserve, et le nombre de séances par semaine
• Qui tranche les écarts, et sous quel délai après le passage en travée

Découper par salle, vitrine, travée et étagère

Le récolement se perd au moment du découpage, pas sur le terrain. Un lot trop gros ne se clôt jamais : on l’ouvre, on en fait la moitié, on y revient trois semaines plus tard sans savoir où l’on s’était arrêté. La règle utile est simple. Un lot doit pouvoir se clore dans une séance de réserve, celle que vous tenez réellement, deux ou trois heures avec un vacataire, pas la séance idéale de huit heures qui n’arrive jamais. Étagère par étagère, travée par travée, vitrine par vitrine.

Le découpage suit la réserve, jamais l’inventaire. Un numéro d’inventaire raconte l’ordre d’entrée dans les collections, il ne dit rien de l’endroit où l’objet dort aujourd’hui. Travailler dans l’ordre des numéros oblige à traverser le bâtiment vingt fois par séance. Travailler dans l’ordre physique permet de descendre, d’ouvrir une travée, de la vider du regard et de la refermer. Les numéros se remettront en ordre au rapprochement, c’est le travail de la machine, pas celui de l’agent au chariot.

Relever devant l’objet, en réserve, sans réseau

Le travail réel se passe en sous sol, souvent sans table, gants aux mains, avec une lampe et un chariot. Il n’y a pas de barre de réseau et il n’y en aura pas. Toute méthode qui suppose une connexion au moment du relevé sera contournée le premier jour, et le contournement porte toujours le même nom : le crayon, la liste imprimée, la ressaisie du soir. C’est cette ressaisie qui coûte le plus cher, environ une heure de bureau pour deux heures passées en réserve, et c’est elle qui fabrique les erreurs de numéro.

La règle à tenir tient en une phrase : ce qui se constate devant l’objet se saisit devant l’objet. Le numéro est porté une seule fois, lu sur la pièce et non recopié depuis la liste. La vue photographique est prise dans la même session que le constat, sinon elle ne se raccroche plus à rien. L’observation se dicte tant que l’on a l’objet sous les yeux, parce qu’à la remontée d’escalier il ne reste qu’une impression. Un appareil qui travaille en local et se synchronise plus tard suffit à tenir cette règle.

Ce qui se saisit devant l’objet et jamais au retour

• Le numéro d’inventaire, lu sur la pièce, saisi ou scanné une seule fois
• La vue photographique de l’objet et celle de son marquage
• Le constat d’état sommaire, coché dans la liste convenue au plan
• La présence, l’absence ou l’illisibilité du marquage
• L’observation libre, dictée plutôt que remise à plus tard

Les quatre catégories, et le moment où il faut trancher

L’arrêté du 25 mai 2004 impose de classer chaque bien. Récolé conforme, quand la pièce est là et correspond à sa ligne. Écart de description, quand elle est là mais que la mention d’inventaire ne colle plus, matière, dimensions, titre, auteur. Non localisé, quand elle n’a pas été trouvée à l’issue des recherches menées. Non inventorié, quand la travée livre un objet qu’aucune ligne ne réclame. Ces quatre cases ne sont pas des nuances de vocabulaire, ce sont les colonnes de votre procès verbal et les entrées du dialogue avec la tutelle.

Le piège n’est pas de choisir la mauvaise case, c’est de ne pas choisir. Un écart laissé en attente devient un écart oublié, et une file d’attente de quatre cents écarts au bout d’un an ne se traite plus jamais. Arbitrez par lot, dans les jours qui suivent le passage, pendant que la travée est encore fraîche dans les têtes. Pour un écart de description, conservez côte à côte la mention initiale et la mention relevée : c’est ce qui permettra plus tard de corriger le registre sans réécrire l’histoire de la ligne.

Les quatre catégories, en langage de réserve

• Récolé conforme : la pièce est à sa place et correspond à sa ligne
• Écart de description : la pièce est là, la mention d’inventaire ne colle plus
• Non localisé : la pièce n’a pas été retrouvée après recherches documentées
• Non inventorié : la travée livre un objet qu’aucune ligne ne réclame

Le bien non localisé, un dossier de recherches et non un blanc

C’est le moment que tout le monde redoute : le bien qui n’est pas là où l’inventaire le dit. Il n’appelle pas une case vide, il appelle un dossier. Dates de passage, travées et vitrines fouillées, agents mobilisés, hypothèses écartées, pièces jointes, y compris les vues de la travée telle qu’elle a été trouvée. Ce dossier reste ouvert entre deux campagnes et se rouvre à la moindre piste, un carton retrouvé au grenier, une convention de prêt ancienne, une note manuscrite dans un dossier d’oeuvre.

Ce travail ne sert pas seulement la conscience professionnelle. Quand la DRAC ou la Commission de récolement des dépôts d’oeuvres d’art écrit, c’est ce dossier qui fait la réponse. Sans lui, le service refait les recherches de mémoire, plusieurs mois après le passage en travée, et produit une lettre embarrassée. Avec lui, la réponse tient en un fichier daté. Et le jour où la disparition est constatée, le même dossier fournit le récapitulatif nécessaire au dépôt de plainte et à l’information de la tutelle.

Les dépôts de l’État, un chantier voisin qu’il ne faut pas confondre

Les oeuvres déposées par l’État ne sont pas vos collections. Elles ont un déposant, un arrêté de dépôt, et un contrôle propre exercé par la Commission de récolement des dépôts d’oeuvres d’art. Les mélanger au récolement décennal des collections municipales produit un procès verbal illisible pour tout le monde. Suivez les à part, avec leur numéro de dépôt, leur déposant et leur localisation réelle, non pas la salle théorique mais le bâtiment, l’étage et le bureau où la pièce se trouve aujourd’hui.

Cette partie du travail concerne aussi des structures qui ne sont pas des musées : mairies, préfectures, tribunaux, hôpitaux, universités. Les tableaux y sont accrochés dans des couloirs et des bureaux occupés, ils bougent au gré des déménagements de service, et personne n’en tient l’historique. Associez les agents des services techniques, ce sont eux qui déplacent les pièces. Datez chaque mouvement interne pièce par pièce. Le jour où la commission écrit, le dossier de réponse se constitue en un fichier au lieu de mobiliser un service entier pendant six semaines.

Le procès verbal, ce qu’il porte et pourquoi il tient

Un procès verbal de récolement n’est pas une capture d’écran d’un tableur. C’est un document opposable, qui porte l’identification de l’établissement, le périmètre récolé, les dates de la campagne, les agents présents, la méthode employée, le nombre de biens vus et le détail des écarts constatés. Il se signe par le responsable des collections puis par l’autorité territoriale. Cette double signature n’est pas une formalité : elle engage la collectivité, pas seulement le service, et c’est ce qui rend le document utile devant la tutelle.

Deux détails font la différence à la relecture, cinq ans plus tard. L’horodatage, qui fixe la date et l’heure de clôture, et le scellement par empreinte numérique reportée en pied de page, qui rend visible toute modification ultérieure. Ensuite viennent l’archivage dans un espace consultable par le service comme par la collectivité, et l’extraction séparée de la liste des biens non localisés, dans la forme attendue par le Service des musées de France et par le conseiller musées. Un procès verbal que l’on doit remettre en forme n’est pas terminé.

Les mentions à vérifier avant la signature

• L’identification de l’établissement et le périmètre récolé, lot par lot
• Les dates de campagne et le nom des agents présents en travée
• La méthode employée, telle qu’elle figure au plan de récolement
• Le nombre de biens vus, qui doit égaler le total des quatre catégories
• L’empreinte numérique et l’horodatage reportés en pied de page

Tenir l’échéance : un avancement mesuré, pas estimé

Beaucoup d’établissements abordent la campagne suivante avec un pourcentage reconstitué de mémoire au moment du rapport d’activité. Ce chiffre ne sert à rien, ni pour arbitrer, ni pour demander des crédits. Un avancement utile se compte en objets réellement récolés et attestés, par collection, par salle et par travée. À partir de là, une seule opération compte : diviser le reste à faire par le nombre de semaines réellement travaillées d’ici l’échéance, congés, expositions et fermetures déduits. Le résultat est le nombre d’objets par semaine que la campagne doit produire.

Comparez ce nombre à ce que vous produisez vraiment, cadence par séance multipliée par le nombre de séances tenues. Quand l’écart est défavorable, il n’y a que trois leviers, et il vaut mieux les actionner tôt : réduire le périmètre de l’année et le dire par écrit, ajouter des séances ou un renfort de vacataire, ou alléger le contenu du constat en revenant au minimum réglementaire. Un service qui présente ce calcul à sa tutelle obtient un arbitrage. Un service qui annonce un retard six mois avant l’échéance subit le sien.

Après la dernière travée : réexport, archivage, campagne suivante

La campagne ne finit pas à la signature. Les corrections validées doivent repartir vers le logiciel de collection, ligne à ligne, avec la justification de chaque modification. Le registre d’inventaire reste le document réglementaire et le logiciel de collection reste maître de la donnée : rien ne doit s’y écrire sans l’accord du responsable des collections. C’est le principe que nous tenons chez Cimaisia, et c’est aussi la seule manière de ne pas fabriquer une deuxième vérité concurrente, ce que faisait précisément le tableur de la campagne précédente.

Restent trois gestes de rangement qui font gagner un trimestre à la campagne suivante. Archiver le procès verbal scellé et ses annexes dans un espace consultable par la collectivité. Conserver les dossiers de biens non localisés ouverts, avec leur historique daté. Garder le plan et le découpage en lots, parce que la réserve n’aura pas changé de forme en dix ans et que la moitié du travail de préparation est déjà faite. La campagne suivante commence là où celle ci se clôt, pas devant une feuille blanche.