Comparatif
Cimaisia ou le tableur de récolement, que choisir
Le tableur a un mérite que rien ne remplace : il est gratuit, tout le monde sait l’ouvrir, et il se plie à n’importe quelle colonne que vous décidez d’ajouter un mardi soir. Il a aussi une limite précise, toujours la même : il ne sait pas ce qui s’est passé devant l’objet. Il enregistre ce qu’on a bien voulu y retaper le soir. Voici où passe la frontière.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Cimaisia | le tableur de récolement et la liste imprimée |
|---|---|---|
| Saisie du relevé | Portée une seule fois devant l’objet, sur téléphone ou tablette | Écrite au crayon en travée, retapée le soir au bureau |
| Travail en réserve sans réseau | Campagne téléchargée avant de descendre, tout reste en local | Liste imprimée, donc figée au moment de l’impression |
| Vue photographique | Attachée à la ligne dans la même session que le constat | Dans un dossier séparé, à raccrocher à la main plus tard |
| Classement des écarts | Proposé dans les quatre catégories réglementaires, arbitré par lot | Colonne libre, dont les valeurs dérivent au fil des mois |
| Bien non localisé | Dossier de recherches daté, rouvert à la moindre piste | Une cellule rouge, sans historique des travées fouillées |
| Cohérence avec le registre d’inventaire | Import au départ, réexport justifié à la clôture | Deux fichiers qui divergent, sans savoir lequel fait foi |
| Procès verbal | Généré à la clôture, horodaté et scellé, signable le soir même | Deux à trois semaines de mise en forme après la dernière travée |
| Avancement décennal | Compté en objets récolés, avec projection hebdomadaire | Pourcentage reconstitué au moment du rapport d’activité |
| Arrivée d’un vacataire | Compte temporaire à date de fin, un écran, une consigne de travée | Une semaine pour comprendre les conventions du prédécesseur |
| Coût direct | 690 euros hors taxes par an pour un établissement, objets illimités | Zéro euro de licence, tout le coût est en heures d’agent |
Le tableur gagne sur la souplesse, il perd sur la preuve
Personne ne bat un tableur quand il s’agit d’ajouter une colonne, de trier autrement ou de bricoler une formule pour compter les lignes traitées. C’est exactement pour cela que chaque campagne finit avec le sien, et qu’aucun de ces fichiers ne ressemble à un autre. Le problème apparaît plus tard, au moment où il faut prouver quelque chose : à quelle date la travée C a été passée, par qui, et dans quel état la pièce a été trouvée. Le fichier connaît un état final, il ne connaît pas l’histoire.
Cette absence de trace se paie exactement au moment le plus tendu, quand une demande arrive de la DRAC ou de la commission des dépôts. Le service refait alors les recherches de mémoire, plusieurs mois après le passage, et rédige une réponse qu’il ne peut pas étayer. Un relevé horodaté ligne à ligne, avec l’auteur de chaque saisie et la vue prise ce jour là, transforme cette lettre pénible en extraction de fichier.
Le vrai coût du tableur est en heures de bureau
Le tableur ne coûte rien à l’achat, ce qui explique sa présence. Il coûte en ressaisie. Le relevé au crayon suivi de la frappe du soir représente environ une heure de bureau pour deux heures passées en réserve, et cette heure là est prise sur le temps d’un agent scientifique, pas sur celui d’un vacataire. Ajoutez la mise en forme du procès verbal après la dernière travée, deux à trois semaines qui tombent au moment précis où le service repart sur l’exposition suivante.
Il y a un second coût, moins visible : la fiabilité du numéro d’inventaire. Écrit sur une liste, relu, retapé le soir, le numéro traverse trois occasions de se déformer entre l’objet et la ligne. Chaque déformation produit plus tard un faux écart, donc un aller retour en réserve pour vérifier une pièce qui n’avait rien. Porter le numéro une seule fois, contrôlé contre l’inventaire importé, ramène ces reprises à la marge.
Deux vérités concurrentes, c’est une de trop
Le vice de forme le plus fréquent n’est pas une erreur de saisie, c’est la divergence. Le tableur de campagne vit sa vie pendant dix huit mois pendant que le logiciel de collection continue le sien, corrections d’attribution, changements de localisation, nouvelles acquisitions. À la fin, deux fichiers décrivent la même collection et personne ne sait lequel fait foi. La reprise manuelle qui suit occupe un agent pendant des semaines et introduit ses propres erreurs.
La position que nous tenons est de ne jamais devenir cette seconde vérité. L’inventaire est importé au début de la campagne, le relevé documente le constat pendant la campagne, et à la clôture les corrections validées repartent vers le logiciel de collection sous forme d’un fichier de reprise justifié ligne à ligne. Le registre d’inventaire reste le document réglementaire, il n’a jamais de concurrent.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si votre collection compte quelques centaines de pièces, tenues dans une seule salle et une réserve attenante, récolées par la même personne en trois semaines, le tableur suffit franchement. Il ne coûte rien, il n’exige aucun import, et la mise en forme d’un procès verbal de deux pages ne mobilise pas trois semaines. Il reste également le bon choix pour une opération ponctuelle, un chantier de déménagement ou un post récolement ciblé, tant que le fichier ne prétend pas devenir la mémoire de l’établissement.
Le verdict
Le tableur ne disparaît pas de votre bureau et n’a pas à disparaître : il continue de servir pour trier, pour préparer un tableau de crédits, pour vérifier une hypothèse. Il ne peut simplement pas porter la preuve datée de ce qui s’est passé devant l’objet, ni sortir un document opposable à la clôture. Dès que la campagne dépasse quelques milliers d’objets, ou qu’un renfort tournant travaille en réserve, le relevé horodaté rapporte plus qu’il ne coûte.
Questions frequentes
- Peut on importer un tableur de campagne déjà commencé ?
- Oui, c’est le cas le plus fréquent. Le fichier est repris avec ses colonnes maison, les numéros d’inventaire sont contrôlés, les doublons et les formats non conformes sont signalés avant le départ en réserve, et ce qui a déjà été récolé est déclaré avec sa date. La campagne repart du reste à faire, sans que l’on vous demande de retaper quoi que ce soit.
- Et si nous préférons continuer à imprimer des listes de travée ?
- Rien ne l’interdit, et beaucoup d’équipes gardent une liste papier pour repérer la travée avant de la passer. Ce qui change, c’est que le constat lui même se saisit devant l’objet et non le soir à partir des annotations au crayon. La liste imprimée devient un outil de repérage, elle cesse d’être le support du relevé, donc la source des erreurs de recopie.
- Nos colonnes maison sont elles perdues ?
- Non. Les mentions propres à l’établissement, cote de rangement, ancien numéro, provenance, remarques de conservation, sont conservées à côté des mentions d’inventaire et ressortent à l’export. Le classement réglementaire des écarts s’ajoute par dessus, il ne remplace pas votre vocabulaire interne. À la clôture, le fichier de reprise contient les deux, avec la justification de chaque modification proposée.
Cimaisia ou le tableur de récolement, que choisir
Le tableur ne disparaît pas de votre bureau et n’a pas à disparaître : il continue de servir pour trier, pour préparer un tableau de crédits, pour vérifier une hypothèse. Il ne peut simplement pas porter la preuve datée de ce qui s’est passé devant l’objet, ni sortir un document opposable à la clôture. Dès que la campagne dépasse quelques milliers d’objets, ou qu’un renfort tournant travaille en réserve, le relevé horodaté rapporte plus qu’il ne coûte.