Ressource gratuite
La checklist des vingt cinq points avant de signer le procès verbal
Cette checklist reprend, dans l’ordre du geste réel, ce que font les équipes qui ferment une campagne sans reprise de mise en forme. Elle se lit en cinq minutes et se coche pendant une campagne ordinaire, avec l’outil que vous utilisez déjà, tableur compris. Elle est écrite pour un musée de moins de trois agents scientifiques et pour les dépositaires publics d’oeuvres de l’État qui préparent une réponse à la commission.
Vous repartez avec vingt cinq points à cocher, du chariot de réserve à la transmission du procès verbal au conseiller musées.
1. Avant de descendre en réserve
- Écrivez le périmètre de la campagne et, en une ligne, ce qu’elle ne constate pas
- Découpez les lots pour qu’un lot se close dans une seule séance de réserve
- Importez l’inventaire et faites lever les doublons et les numéros non conformes
- Vérifiez que la campagne est chargée sur l’appareil avant de perdre le réseau
- Préparez le chariot : lampe, gants, calage, mètre et étiquettes de marquage
2. Devant l’objet, en travée
- Portez le numéro d’inventaire une seule fois, lu sur la pièce et non sur la liste
- Prenez la vue de l’objet et celle de son marquage dans la même session
- Cochez le constat d’état devant l’objet, jamais de mémoire au retour au bureau
- Dictez l’observation tant que vous avez la pièce sous les yeux
- Marquez comme à reprendre toute inscription illisible, plutôt que d’interpréter
3. À la remontée, au moment du rapprochement
- Synchronisez la session du jour avant de quitter le bâtiment
- Passez la liste des écarts pendant que la travée est encore fraîche
- Tranchez chaque écart dans l’une des quatre catégories, sans file d’attente
- Vérifiez que chaque bien non inventorié porte bien sa vue photographique
- Notez les objets déplacés pendant la séance et leur nouvelle localisation
4. Biens non localisés et dépôts de l’État
- Ouvrez un dossier de recherches daté pour chaque bien non localisé
- Consignez les travées fouillées, les agents mobilisés et les hypothèses écartées
- Suivez les oeuvres déposées par l’État à part, avec leur déposant et leur arrêté
- Relevez la localisation réelle au bâtiment, à l’étage et au bureau
- Préparez le récapitulatif utile au dépôt de plainte avant d’en avoir besoin
5. Avant la signature et la transmission
- Relisez le périmètre récolé, les dates de campagne et les agents présents
- Contrôlez que le nombre de biens vus égale le total des quatre catégories
- Vérifiez que l’horodatage et l’empreinte numérique figurent en pied de page
- Faites signer le responsable des collections, puis l’autorité territoriale
- Extrayez la liste des biens non localisés dans un fichier distinct pour la DRAC
Recevoir la checklist par courriel
Une adresse professionnelle suffit et vous recevez la checklist en version imprimable dans la minute. Pas de relance commerciale automatique, pas de revente d’adresse, un lien de désinscription dans chaque message, et la suppression sur simple demande.
Ce qui se passe ensuite
- Vous recevez la checklist en version imprimable, à emporter sur le chariot de réserve
- Vous pouvez nous envoyer un extrait de votre inventaire et recevoir un découpage de campagne par travée
- Si vous le souhaitez, la démonstration se fait sur vos propres numéros d’inventaire, jamais sur un jeu de données de démonstration
Tout ce qu’il faut pour clore la campagne et signer le procès verbal
Si vous préférez aller plus vite, envoyez nous un extrait de votre inventaire, un export de votre logiciel de collection ou même le tableur de la campagne précédente. Nous vous renvoyons un découpage par travée et un état d’avancement chiffré, puis la démonstration se fait sur vos propres numéros d’inventaire.