Le récolement mené jusqu’au procès verbal signé

Non, et c’est un choix assumé. Le registre d’inventaire reste votre document réglementaire et votre logiciel de collection reste maître de la donnée. Cimaisia importe l’état de l’inventaire au début de la campagne, porte le relevé terrain, produit le procès verbal, puis réexporte les corrections validées vers Gcoll2, Micromusée, Flora ou votre tableur. Aucune écriture n’est faite dans votre base sans la validation du responsable des collections.

Oui. La campagne est téléchargée sur le téléphone ou la tablette avant de descendre en réserve, puis tout le relevé se fait en local : numéro d’inventaire, photographie, constat d’état, présence du marquage, observation dictée. La synchronisation part quand l’appareil retrouve du réseau, à la remontée ou le lendemain matin. Une coupure en pleine travée ne fait perdre aucune ligne.

Le procès verbal reprend les mentions attendues par l’arrêté du 25 mai 2004 : identification de l’établissement, périmètre récolé, dates de la campagne, agents présents, méthode employée, nombre de biens vus et classement des écarts dans les quatre catégories réglementaires. Il est horodaté, scellé par empreinte numérique, puis signé par le responsable des collections et par l’autorité territoriale. La liste des biens non localisés en est extraite dans le format demandé par le conseiller musées.

Chaque bien non localisé ouvre un dossier de recherches post récolement : dates de passage, travées et vitrines fouillées, agents mobilisés, hypothèses écartées, pièces jointes. Le dossier reste ouvert entre deux campagnes et se rouvre à la moindre piste nouvelle. Quand la disparition est constatée, Cimaisia sort le récapitulatif nécessaire au dépôt de plainte et à l’information de la tutelle.

Par le plan de récolement. Vous importez l’inventaire, vous déclarez ce qui a déjà été récolé et à quelle date, et le tableau d’avancement décennal calcule le reste à faire ainsi que le nombre d’objets par semaine nécessaire pour tenir l’échéance. Beaucoup d’établissements commencent par une salle d’exposition permanente pour caler la méthode, puis attaquent les travées de réserve.

Oui, c’est l’objet de la formule Dépositaire. Une mairie, une préfecture, un tribunal, un hôpital ou une université y tient l’inventaire des œuvres déposées, leur localisation au bâtiment, à l’étage et au bureau, l’historique daté des mouvements internes et le dossier de réponse à la Commission de récolement des dépôts d’œuvres d’art. Les demandes de la commission trouvent alors une réponse documentée au lieu d’une recherche improvisée.

La licence est annuelle et se règle sur bon de commande. La facture est déposée sur Chorus Pro avec le numéro d’engagement, le code service et le SIRET de la collectivité, dans le format attendu par la comptabilité publique. Un devis nominatif est envoyé sous deux jours ouvrés pour être joint à la délibération ou à la décision de l’autorité territoriale.

Vous récupérez tout : inventaire enrichi, photographies en pleine définition, constats d’état, procès verbaux scellés et dossiers de biens non localisés, dans un export ouvert et lisible sans Cimaisia. Cet export est disponible à tout moment pendant la licence et pendant les quatre-vingt-dix jours qui suivent son terme. Les données sont hébergées dans l’Union européenne et n’ont aucun autre usage que le vôtre.

Oui, sans surcoût et sans décompte du nombre d’utilisateurs. Vous créez des comptes temporaires à date de fin pour les vacataires, les stagiaires et les agents des services techniques qui déplacent les objets. Chaque saisie reste attribuée à son auteur dans le procès verbal, et le compte se ferme de lui même au terme prévu.